Arxivləşdirmə məlumatların saxlanması və ya qorunmasıdır. Təşkilatlar, sənədlərin ömrünü artırmaq üçün hər gün kağız sənədləri rəqəmsal formata keçirirlər. Bu, bu gün kompüterlər tərəfindən yaradılan çoxlu məlumatlarla birlikdə sənədlərin arxivləşdirilməsinin əhəmiyyətinin artacağı anlamına gəlir. Sənədləri necə arxivləşdirməyi bilirsinizsə, kompüterinizin cari sənədləri daha səmərəli idarə etməsi üçün yer aça bilərsiniz.
Addımlar
Addım 1. Sənədləri arxivləşdirin zip faylı
Xüsusilə vacib, lakin nadir hallarda lazım olan fayllar üçün faydalı olan zip faylları sənədlərin sabit diskinizdəki yerini azaldır.
- Bir zip formatına çevirmək istədiyiniz faylları vurğulamaq kifayətdir.
- Siçan ilə sağ vurun və sonra "Göndər" seçin.
- Faylları "Sıkıştırılmış (sıxılmış) qovluğa" göndərmək istəyirsiniz.
- Zip qovluğuna iki dəfə tıklayaraq sənədlərin həqiqətən orada olub olmadığını yoxlayın. Əgər belədirsə, orijinal faylları silə bilərsiniz.
Addım 2. Sənədlərinizi ayrı bir saxlama mühitinə köçürün
Rəqəmsal arxivləşdirmə üçün populyar seçimlər xarici lent sürücülər, xarici sabit disklər və ya baş barmaq sürücülərdir.
Addım 3. CD və ya DVD yazıcınız varsa, sənədləri bir CD və ya DVD -yə yedekləyin
Yedəkləmə, arxivləşdirmənin başqa bir yoludur, baxmayaraq ki, bu üsulu başqa bir adla - disk yazmaqla bilirsiniz. Məsələn, Windows, faylları CD və ya DVD -ə kopyalamaq üçün Canlı Fayl Sistemindən və Mastered formatından (digər cihazlarda uyğunluq üçün daha yaxşıdır) istifadə edir.
- Yazıla bilən CD və ya DVD -ni Canlı Fayl Sistemi üçün kompüterinizin CD və ya DVD yazıcısına daxil edin.
- Dialoq qutusu görünəndə "Faylları məlumat diskinə yaz" düyməsini basın.
- Diski adlandırın, sonra "Sonrakı" düyməsini basın.
- Diskin görünməsi üçün boş bir qovluq gözləyin. Bu, diskin formatlandığı və faylları kopyalamağa hazır olduğu deməkdir.
- Arxiv etmək istədiyiniz sənədlərin olduğu qovluğu açın və faylları boş disk qovluğuna sürükləyin.
- Mastered formatı üçün, yazılan CD və ya DVD -ni kompüterin CD və ya DVD yazıcısına daxil edin.
- Dialoq qutusu görünəndə "Faylları məlumat diskinə yaz" düyməsini basın.
- Diski adlandırın və "Formatlaşdırma seçimlərini göstər" düyməsini basın.
- "Ustad" ı seçin və "İrəli" düyməsini basın.
- Diskin görünməsi üçün boş bir qovluq gözləyin. Bu, diskin formatlandığı və faylları kopyalamağa hazır olduğu deməkdir.
- Arxiv etmək istədiyiniz sənədləri olan qovluğu açın və bu faylları boş disk qovluğuna sürükləyin.
Addım 4. Sənədləri saytdan kənar saxlamaya göndərin
- Arxivləşdirilmiş fayllar üçün bir yer olaraq işləməyə əlavə olaraq, təhlükəsiz yerdən kənar saxlama yerləri məlumatları yanğın və sabit disk arızaları kimi fəlakətlərdən qoruyur.
- Bu xidməti təklif edən bir çox şirkətlə, necə işlədikləri və sənədlərin kənarda arxivləşdirilməsində hansı zəmanətlərin verildiyi ilə bağlı dəqiq məlumat üçün birbaşa bir şirkətlə əlaqə saxlamalısınız.
Addım 5. Rəqəmsal arxivləşdirmə üçün proqramdan istifadə edin
- Sənədin görünüşünü və hissini qorumağın ən yaxşı bilinən üsullarından biri PDF faylı yaratmaqdır. Adobe tərəfindən təqdim olunan bu proqram - Adobe Acrobat kimi tanınır - sənədləri müxtəlif proqram proqramlarından PDF formatına çevirməyi asanlaşdırır. Bu faylları yaradacaq bir neçə pulsuz proqram da var.
- Texniki xüsusiyyətlərin açıq olması, Adobe proqramının gələcək versiyalarının sənədlərin əvvəlki versiyalarını oxuya biləcəyi mənasına gəlir.
- Bundan əlavə, PDF Oxuyucular Adobe veb saytından pulsuz yüklənə bilər.
Addım 6. Sənədləri arxivləşdirmək üçün texnologiyadan xəbərdar olun
Texnologiyanın sürətli inkişafı ilə bu gün mövcud olan şey sabah köhnəlmiş ola bilər. Arxivləşdirilmiş faylları yeni bir sistemə köçürərkən bu problem ola bilər.
İpuçları
- Arxivləşdirilmiş faylları kataloqlaşdırın ki, sizin və ya digər insanlar zaman keçdikcə lazımi faylları tapa biləsiniz. Bu, məzmun adı və faylların əhatə etdiyi tarixləri olan faylları və ya qovluqları adlandırmaq qədər sadə ola bilər. Məsələn, iş qeydlərini arxivləşdirirsinizsə, bir qovluğa "İş faylları 1 -ci rüb 1997" adını verə bilərsiniz. Daha böyük sistemlərdə arxivlər, çox güman ki, kataloqlaşdırma məqsədləri üçün metadatadan istifadə edirlər.
- Faylları arxivləşdirməyin başqa bir səbəbi, bəzən məlumatların saxlanmasını tələb edən qanuni tələblərin olmasıdır.
Xəbərdarlıqlar
- Multimediya məlumatları tez -tez xüsusi aparat və ya proqram təminatı ilə əlaqələndirilir və mülkiyyət sistemləri xaricində əldə edilə bilməz.
- Bir təhlükə fayl korrupsiyası riskidir. Məlumatların ehtiyat nüsxəsini çıxarmaq üçün yaxşı sınaqdan keçirilmiş bir sistemdən istifadə etdiyinizə əmin olun.
- Sənədləri arxivləşdirmək üçün bir sistemin olmaması, xüsusən də səhvən silinmiş faylların istənmədən itməsinə səbəb ola bilər.
