Təsdiq e -poçtu, dərhal tam cavab verə bilməsəniz də, başqa bir şəxsə bir mesaj və ya sorğu aldığınızı bildirir. Aldığınız hər bir şəxsi e -poçt üçün təsdiq göndərməyinizə ehtiyac olmasa da, birbaşa müraciət edildikdə peşəkar və ya iş yerində cavab verməlisiniz. Yalnız başqasına e -poçt aldığınızı söyləmək lazımdırsa, ona bildirmək üçün qısa bir bildiriş göndərin. Şəxs bir xidmət istəsə və ya bir məhsul sifariş etsə, nə vaxt cavab gözləyəcəyiniz və ya hər hansı bir problemi necə həll edəcəyiniz haqqında daha çox məlumat verin.
Addımlar
Metod 2: E -poçt aldığınızı təsdiqləmək
Addım 1. Kimə: sətrində siyahısınızsa və ya mesajda adınız varsa cavab verin
Göndərənin "Kimə:" sətrində e -poçt ünvanınızı yazdığını görmək üçün e -poçtun yuxarı hissəsini yoxlayın. Orada siyahıda deyilsinizsə, adınızın orada heç bir yerdə görünüb -görünmədiyini görmək üçün e -poçtun gövdəsini tarayın. Adınızı görürsünüzsə, birbaşa müraciət etdiyiniz üçün bir bildiriş göndərdiyinizə əmin olun.
E -poçt ünvanınız yalnız e -poçtun "CC" sətirində göstərilirsə, ancaq bədəninizdə qeyd edilmirsə, ehtimal ki, mesaj böyük bir qrupa göndərildiyi üçün bir bildiriş göndərməyinizə ehtiyac yoxdur
Xəbərdarlıq:
Spam mesajlarını qəbul etməkdən çəkinin, çünki cavab versəniz sizə e -poçt göndərməyə davam edə bilərlər.
Addım 2. Göndərənə salamda adla müraciət edin
E -poçtunuzun yuxarı hissəsində salamlaşmağa başlayın ki, digər şəxs onu açanda dərhal görsün. "Salam" və ya "Əziz" kimi rəsmi bir təbrikdən sonra adlarını çəkin. Bir rəhbərə və ya tanımadığınız birinə cavab verirsinizsə, adından sonra soyadından istifadə edin. Başqasını yaxşı tanıyırsınızsa, adından istifadə edə bilərsiniz.
Məsələn, salam olaraq "Salam xanım Davis" və ya "Hörmətli Jonathan" deyə bilərsiniz
Addım 3. E -poçt vasitəsilə oxuduğunuzu qısaca qeyd edin
Təsdiq üçün yalnız bir neçə cümlə istifadə edin ki, çox sözlü görünməsin. E -poçt göndərdiyiniz üçün təşəkkür edin və ya mesajınızı aldığınızı bildirin. Xüsusi detallar varsa, mesajlarını oxuduğunuzu göstərmək üçün onları ilk cümlələrinizdə təkrarlayın.
- Məsələn, "Gələn həftəki görüş haqqında mənə bir mesaj göndərdiyiniz üçün təşəkkür edirəm" və ya "Yeni potensial müştərimizlə bağlı e -poçtunuzu aldım və oxudum" kimi bir şey yaza bilərsiniz.
- E -poçtu oxumaq üçün vaxtınız yoxdursa, "Mənə müraciət etdiyiniz üçün təşəkkür edirəm. Mesajınızı aldım və bacardığım anda oxuyacağam."
Addım 4. E -poçtda bir sorğu və ya sual varsa cavab üçün təxmini bir vaxt verin
Dərhal cavab verməyə vaxtınız varsa, etibarlı və etibarlı olduğunuzu göstərmək üçün ən qısa zamanda bunu edin. Əks təqdirdə, başqasının sizdən başqa bir mesaj gözləyə biləcəyi bir vaxt verin ki, bunları nəzərə almadığınızı düşünməsinlər. Daha uzun çəkə biləcəyini düşünürsünüzsə nə qədər tez cavab verə biləcəyiniz barədə həddindən artıq söz verməmək üçün diqqətli olun.
- Məsələn, "bu məlumatı 2 gün ərzində ala biləcəyəm" və ya "bu gün daha sonra problemi daha da müzakirə etmək üçün yenidən əlaqə saxlayacağam" deyə bilərsiniz.
- Cavab verməyin nə qədər çəkəcəyini bilmirsinizsə, "Hər hansı bir sualınız və ya şərhinizlə ən qısa zamanda sizə cavab verəcəyəm" ifadəsini istifadə edin.
- E -poçtda müraciət etməyiniz lazım olan bir sorğu və ya problem yoxdursa, bir müddətlə cavab verməyinizə ehtiyac yoxdur.
Addım 5. E -poçtu göndərməzdən əvvəl bir bağlanış və adınızla bitirin
Mesajın daha peşəkar görünməsinə kömək etmək üçün e -poçtunuzda "Ən yaxşı" və ya "Yenə təşəkkürlər" kimi rəsmi bir bağlanışdan istifadə edin. Mesajınızı tamamlamaq üçün bağlandıqdan sonra adınızı yazın. Göndər düyməsini basmadan əvvəl hər şeyin düzgün yazıldığından əmin olun.
- Məsələn, "Best, Beth" və ya "Bir daha təşəkkür edirəm, Travis" yaza bilərsiniz.
- Başqasına sizinlə əlaqə qurmaq üçün fərqli bir yol vermək istəyirsinizsə adınızdan sonra bir telefon nömrəsi və ya alternativ bir e -poçt ünvanı da verə bilərsiniz.
Addım 6. Mümkün qədər tez bir cavab e -poçtunu izləyin
Orijinal e -poçtun bir istəyi və ya bir sualı varsa, bacardığınız zaman tam bir cavab yazmaq üçün vaxt ayırın. Mesajı nəzərdən keçirmək üçün vaxt ayırdığınızı göstərmək üçün mesajdakı bütün narahatlıqları və ya sualları tam şəkildə həll edin. Onlarla yaxşı bir repertuar saxlamaq üçün mesaj boyunca nəzakətli və pozitiv bir ton saxlayın.
Daha çox vaxta ehtiyacınız varsa, məsələn, bir hesabat və ya sənəd gözləsəniz, digər şəxsin onları unutduğunuzu düşünməməsi üçün bir yeniləmə və yeni bir zaman aralığı ilə bir izləmə e-poçtu göndərməyə çalışın
Metod 2 /2: İş Xidmətlərinə və Sifarişlərə Cavab Verilməsi
Addım 1. Əlaqə saxladığınız şəxsin adını e -poçtun üstünə qoyun
Mesajınızda peşəkar bir ton saxlamaq üçün "Salam" və ya "Əziz" kimi rəsmi bir təbriklə başlayın. Şəxsi yaxşı tanımırsınızsa, rəsmi qalmaq üçün adından sonra soyadından istifadə edin. Şəxsi daha yaxından tanıyırsınızsa və ya adlarını verirsinizsə, bunun əvəzinə ona müraciət edə bilərsiniz.
Məsələn, salam olaraq "Hörmətli cənab Christensan" və ya "Salam Dana" yaza bilərsiniz
Addım 2. Şəxsə təşəkkür edin və istədikləri məhsulu və ya xidməti qeyd edin
E -poçtunuzun açılış cümləsindəki şəxsə səmimi minnətdarlığınızı bildirin. Eyni cümlədə, şəxsin sifariş verdiyi məhsulu və ya əvvəlcədən yazışmalarda qeyd etdikləri problemləri və ya narahatlıqları təkrarlayın. Bu yolla, şəxs əvvəlki mesajlarını oxumaq və ya işləmək üçün vaxt ayırdığınızı anlayacaq.
Məsələn, "Mağazamızdan 2 qutu şokolad sifariş etdiyiniz üçün təşəkkür edirəm" və ya "Müraciət etdiyiniz iş yerinin açılması ilə bağlı əlaqə saxladığınız üçün minnətdarıq" deyə bilərsiniz
Addım 3. Şəxsə nə vaxt cavab və ya çatdırılacağını gözləyin
Növbəti cümlədə başqasının səndən geri döndüyünü hiss etməməsi üçün səndən nə qədər vaxt keçəcəyini qeyd et. Təqdim etdiyiniz vaxtın dəqiq və dürüst olduğundan əmin olun, əks halda sizdən cavab almasalar əsəbiləşə bilərlər.
Məsələn, "Paketinizi 3 iş günü ərzində gözləyə bilərsiniz" və ya "Cavab verməyimiz üçün 1-2 iş gününə icazə verin" deyə bilərsiniz
Variant:
Cavab verməyin nə qədər çəkəcəyini bilmirsinizsə, "narahatlıqlarınızı həll etmək üçün ən qısa zamanda sizinlə əlaqə saxlayacağıq" deyin.
Addım 4. E -poçt vasitəsi ilə həll edə bilmədiyiniz hər hansı bir problem varsa, təkliflər verin
Problemlərini birbaşa həll edə bilmirsinizsə, daha faydalı ola biləcək digər variantları tövsiyə etməyə çalışın. Mənfi səslənməməsi və ya qeyri -səmimi görünməməsi üçün mesaj boyunca nəzakətli və anlayışlı bir ton saxlayın. Məsələlərini həll etmək üçün növbəti addımları ata bilməsi üçün adama mümkün qədər çox detal verməyə çalışın.
Məsələn, deyə bilərsiniz: “Çek hesabınıza pul köçürməklə bağlı bir problem olduğunu eşitdiyim üçün üzr istəyirəm. Probleminizin həll edilib -edilmədiyini bilmək üçün FAQ suallarımıza baxmağa çalışın. Əks təqdirdə, əməliyyatlarınızı təsdiqləmək üçün bankınızı ziyarət etməli və hesab menecerinizlə danışmalısınız.”
Addım 5. E -poçtun altındakı əlaqə məlumatlarını buraxın
E -poçtunuzu "Ən Yaxşı" və ya "Yenə təşəkkürlər" kimi rəsmi bir bağlanışla bitirin, beləliklə mesajı yaxşı bir notla bitirin. Bağlandıqdan sonra adınızı daxil etməyinizə əmin olun. Sizinlə əlaqə qurmaq üçün digər şəxslərə seçim etmək istəyirsinizsə, adınızdan sonra bir telefon nömrəsi, alternativ e -poçt ünvanı və ya veb sayt da buraxa bilərsiniz.
