Müştəri xidmətinə bir e -poçt göndərməyə gəldikdə, bəzi insanlar özünü sıxılmış hiss edə bilər. Əvvəllər kağız üzərində yazıldığı üçün bu məktubları e -poçt şəklində necə hazırlayırsınız? Müştəri xidməti sorğusu üçün hansı konvensiyalar və ya protokollar tətbiq olunur? Bu sənaye, bölgə və mədəniyyətə görə fərqli olsa da, müştəri xidməti e -poçtlarınızın təsirli olmasını təmin etmək üçün bəzi ümumi qaydalar var.
Addımlar
Nümunə E -poçt
Nümunə Müştəri Təşəkkür məktubu
WikiHow və bütün nümunələri açın.
3 -dən 1 -ci hissə: Veb saytı nəzərdən keçirmək
Addım 1. Cavab axtarın
Hər hansı bir şirkətin müştəri xidmətləri şöbəsinə bir e -poçt yazmaq üçün oturmadan əvvəl, sualınızın cavabının veb saytında olmadığından əmin olmalısınız. Bir çox şirkətin veb saytının müxtəlif səhifələrində, ümumiyyətlə FAQ və dəstək səhifələrində ümumi suallara cavabları var.
Bir şirkətin veb saytının bu bölmələrinə hər hansı bir səhifənin altına qədər gedərək və "Bizimlə Əlaqə" və ya "Yardım" və ya "Müştəri Xidmətləri" yazan bir linki tıklayaraq daxil ola bilərsiniz
Addım 2. Müştəri dəstəyi səhifəsini tapın
Veb saytının altında müştəri xidməti üçün bir bağlantı görmürsənsə, axtarış qutusundan istifadə edə bilərsiniz. Bir şirkətin ana səhifəsinin sağ üst küncündə yaza biləcəyiniz bir sahə və ya böyüdücü şüşənin simvolu tez -tez olur. "Müştəri xidməti" və ya "əlaqə" kimi axtarış sözlərini yazın və daxil edin.
-
Çox vaxt "Bizimlə Əlaqə" səhifəsi, şirkətlərin müştərilərə şərh və ya şikayətlərini təqdim etmələri üçün bir e -poçt sahəsi təqdim edəcəyi yerdir.
Bir nüsxəni sizə e -poçtla göndərəcəyinizə əmin olmaq üçün bu səhifəni yoxlayın; yoxsa, yazışmalarınızın qeydini saxlaya bilmək üçün şəxsi e -poçt hesabınızda istifadə etmək üçün veb saytını axtarın
Addım 3. Axtarış çubuğundan istifadə edin
Müştəri xidməti e -poçt ünvanını tapmaq üçün istifadə etdiyiniz axtarış çubuğunda sualınız olan məhsulu axtarın. Məsələnizi və ya sualınızı bu şəkildə axtarmaq heç bir e -poçt göndərmədən cavabı ortaya çıxara bilər.
- Bir e -poçt göndərdiyiniz zaman ağıllı görünmək və hörmət qazanmaq üçün bu vacibdir. Veb saytında artıq görünən bir şey haqqında yazsanız, müştəri xidməti komandası sizi tələbkar və tənbəl bir müştəri kimi görə bilər və buna görə də qazanclı deyil.
- FAQ -u da yoxlayın. Çox vaxt sualınızın cavabı tez -tez verilən sual şəklində verilmiş və nəşr olunmuşdur. Buna görə bir çox veb saytın belə bir səhifəsi var: müştəri xidməti e -poçtlarını minimuma endirmək.
Addım 4. Şirkət siyasətini nəzərdən keçirin
Axtarış çubuğunda və ya FAQ altında sualınıza cavab tapmasanız, onu "Haqqımızda" və ya siyasət səhifələrində geri qaytara bilərsiniz. Yenə veb saytın ən altına keçin və mövcud bağlantılara baxın. Sualınızın cavabını ehtiva edə biləcək hər hansı bir bağlantı axtarın: Haqqımızda, İndeks, Kredit Kartı, Məhsul Mövcudluğu, Qaytarılma Siyasəti, Məxfilik Siyasəti, İstifadə Şərtləri və s.
Bu bağlantılardan birinin altında bir cavab tapmasanız belə, onları nəzərdən keçirmək faydalıdır, çünki e -poçtunuzda onlardan ehtiyac duyduğunuz şeyi əldə etmək üçün şirkət haqqında əlavə məlumatlarınızı istifadə edə bilərsiniz
3 -dən 2 -ci hissə: E -poçt yazmaq
Addım 1. Bunun şikayət və ya təşəkkür e -poçtu olduğuna qərar verin
Müştəri dəstəyi ilə edilən bütün e -poçt əlaqələri şikayət və ya suallardan ibarət olmamalıdır. Yaxşı müştəri xidmətlərinə görə onlara təşəkkür etmək istəyə bilərsiniz. Bu kimi müsbət e -poçtlar, əksər şirkətlər tərəfindən suallar verən e -poçtlar kimi qarşılanır.
Həqiqət budur ki, bəzən telefonla şikayət yazmaq bir e -poçtdan daha sürətli və daha birbaşa olur. E -poçt minnətdarlığınızı bildirmək və ya dərhal cavab tələb etməyən bir sual vermək üçün əladır, ancaq bir problemin dərhal həll olunmasını istəyirsinizsə, ən yaxşı yol zəng etməkdir
Addım 2. Aydın bir mövzu sətri yazın
Mövzu xəttinizi mənalı və nöqtəyə çevirin. Gələnlər qutusuna baxan müştəri xidməti nümayəndəsinin daha sürətli cavab alması üçün əvvəlcə sizin qutunuzu görməsini istəyirsiniz. Mövzunu qısa edin, e -poçtunuzun xülasəsini daxil edin və açılmasını xahiş edin.
Məsələn: "Köpək Ömrüm boyu Zəmanətimi Çiyakladı-Dəyişdirmə ehtiyacı var"
Addım 3. Bir salamla açın
Möhkəm bir mövzu xəttini qurduqdan sonra, növbəti addım müştəri xidməti nümayəndəsi ilə salamlaşmaqdır. Yalnız probleminizə başlamayın. Telefon zəngində və ya şəxsən salamı atlamazsınız, elə deyilmi? "Hörmətli Müştəri Xidmətləri Komandası" kimi sadə ola bilər.
- Təbrikinizə daxil ediləcək bir ad tapmağa çalışın. Bəzi kiçik şirkətlər müştəri xidməti nümayəndələrinin adlarını sadalaya bilər və bundan istifadə etmək sizi daha cəlbedici və işləmək istəyinizə səbəb ola bilər.
- Bu salamlamanı vergül və ya iki nöqtə ilə bitirə bilərsiniz. Hörmətli Müştəri Xidmətləri və ya Hörmətli Müştəri Xidmətləri:
Addım 4. Standart yazı təcrübələrini qoruyun
Standart növdən istifadə edərək nümayəndə hörmətini qoruyun. Bütün hərfləri, böyük və kiçik hərflərin qarışığını və ya skript yazı tiplərini istifadə etməyin. Standart durğu işarələri, orfoqrafiya və böyük hərfdən istifadə edərək yazın. Bu, e -poçtunuzun ciddiyə alınmasına kömək edəcək.
Addım 5. Nəzakətli bir ton saxlayın
Şikayət yazsanız və ya məyusluğunuzu bildirsəniz belə, nəzakətli bir ton saxlayın. Bir müştəri olaraq daha çox dəyər qazanacaqsınız və yəqin ki, qarşılığında daha nəzakətli rəftar alacaqsınız.
Addım 6. Özünüzü tanıdın
Nümayəndə ilə salamlaşdıqdan sonra özünüzü təqdim edin. Adınızı təklif edin və ilk dəfə və ya təkrar etməyinizdən asılı olmayaraq hansı müştəriniz olduğunu izah edin. Hər iki halda, nümayəndə işinizi saxlamaq istəyir. Əlaqəlidirsə, coğrafi yerinizi qeyd edin (məsələn, açıq havada bir məhsul və ya xidmət üçün).
Addım 7. Konkret olun
E -poçtunuzda xüsusi bir dil istifadə edin. "Məhsulum" kimi ümumi terminlərdən istifadə etməyin. Bunun əvəzinə, məhsulun və ya xidmətin nə olduğunu və bu maddənin niyə e -poçtla göndərilməsinə dəyər olduğunu ətraflı təsvir edin. Bununla əlaqəli hər hansı bir hadisəni təsvir edin ki, nümayəndə problemin nə olduğunu dəqiq bilsin. Bu məlumatı ilk e -poçtda təqdim etmək uzun bir e -poçt söhbətinin qarşısını alır.
- Mövcud olduqda məhsulun URL -dən istifadə edin ki, nümayəndənin təsviriniz üçün dərhal istinadı olsun.
- Sifariş nömrənizi e -poçtunuza da daxil edin, çünki əksər nümayəndələr onsuz da sizdən xahiş edəcək. Bu şəxsiyyət nömrəsi, sifarişinizin sistemlərində necə izlənildiyini və saxlanıldığını göstərir.
Addım 8. Aydın suallar verin
E -poçtunuzdakı nöqtəyə doğru gedin. Çalı ətrafında vurmayın. Nümayəndə ilə salamlaşdıqdan və özünüzü təqdim etdikdən sonra, əvvəlki addımda göstərilən xüsusi dili istifadə edərək, baş verənləri tam olaraq izah edən yeni bir paraqrafa başlayın.
İstədiyiniz güzəştləri birbaşa soruşun. Onları istəməkdən utanırsınız, ancaq bunu e -poçtunuza qoyun. Qüsurlu bir məhsul qarşılığında bir şey istəyirsənsə, demə
Addım 9. Qısa paraqraflar yazın
Paraqraflarınızın qısa olduğundan əmin olun. Onları bir, iki və ya ən çox üç cümlədə saxlamaq gözlər üçün daha asandır. Nümayişçiyə e -poçtu necə prioritetləşdirəcəyini tez bir zamanda taramasına imkan verir və e -poçtunuz bir mətn blokudursa, ehtimal ki, nə etdiyinizi anlamağa vaxtları olmadığı üçün siyahının sonuna endirəcəklər. deyirəm.
Addım 10. Sadə bir imza ilə bağlayın
İstək və ya iltifatınızı ümumiləşdirmək üçün e -poçtu son bir cümlə ilə sonlandırın və ardınca salam verin. "Hörmətlə" olaraq qeydiyyatdan keçmək yaxşı işləyir, ancaq bir salamı da tərk edə və sadəcə e -poçt imzanızı daxil edə bilərsiniz. "Cavabınızı səbirsizliklə gözləyərək" və ya bu xətlər boyunca bir şey yazaraq təcili olduğunuzu da bildirə bilərsiniz.
E -poçt imzası, adınızı, peşənizi və əlaqə məlumatlarınızı ehtiva edən qısa bir mətn blokudur. E -poçt provayderinizin parametrlərində bir e -poçt imzasını formatlaya və avtomatik olaraq yeni mesajlarda görünməsini təyin edə bilərsiniz
Addım 11. Əlavələri buraxın
İlk dəfə kiməsə göndərdiyiniz e -məktuba heç bir sənəd əlavə etməməyə çalışın. Bir çox veb saytlarda e -poçtları e -poçtları hədəf alan spam filtrləri var ki, bu da e -poçtunuzun oxunmadan zibil qutusuna köçürülməsini ehtimal edir.
- Bir işə bir e -poçt müraciəti təqdim edirsinizsə və CV'nizi bir Word sənədi olaraq əlavə etməyiniz xahiş olunursa, əlbəttə ki, əlavə etməlisiniz.
- İstifadəçi adları, şifrələr və ya kredit kartı/ödəniş məlumatlarını da daxil etməyin.
Addım 12. Göndərmədən əvvəl düzəliş edin
E -poçtunuz tamamlandıqdan sonra həyəcanlanmayın və hələ göndər düyməsini vurmayın. Sözlərinizin mükəmməlliyinə heç bir diqqətsiz yazımın müdaxilə etmədiyinə əmin olaraq bu e -poçtu yoxlamalısınız. Smartfonunuzdan istifadə edərək e -poçt yazsanız da, avtomatik olaraq "iPhone'umdan göndərilən" etiketi qrammatika və durğu işarələrindəki səhvləri bağışlamaz ki, bu da sizi peşəkarlıqdan daha az göstərər.
Addım 13. İzləyin
Bir neçə gündən sonra e -poçtunuza cavab eşitməmisinizsə, çox güman ki, e -poçt spam filtrində tutulub və ya yığının altına köçürülüb. Əvvəlki e -poçtunuzu qeyd edən və birincinizin alındığını soruşan bir e -poçt göndərin.
3 -cü hissədən 3 -ü: nəzakətli qalmaq
Addım 1. Düzgün qrammatika və orfoqrafiyanı qoruyun
Bunu dərk edə bilməzsiniz, amma nəzakətli bir ton saxlamağın bir hissəsi yaxşı qrammatika və yazımdan istifadə etməkdir. Özünüzlə ünsiyyət qurmaq, qarşı tərəfə hörmət etdiyinizi və ümumiyyətlə nəzakətli bir insan olduğunuzu göstərir.
Addım 2. Təhsilinizi və biliklərinizi göstərin
İddiaçı olmayın, ancaq yaxşı lüğət istifadə edərək təhsilinizin parlaq olmasına icazə verin. Ayrıca, şirkətin veb saytına baxdınız və siyasətləri haqqında bir az məlumat əldə etdinizsə, onları oxuduğunuzu və hələ də probleminizə cavab tapa bilmədiyinizi qeyd edin.
Addım 3. Ətrafda zarafat etməkdən çəkinin
Hazırcavab ifadələr və zarafatların öz yeri var və bu yer ciddi qəbul edilməsini istədiyiniz bir e -poçtda deyil, heç olmasa ilk yazışmalarda deyil. Bu cür dil, hər hansı bir işlə məşğul olarkən qaçmaq istədiyiniz bir şey uyğunsuz olaraq şərh edilə bilər.
Bir sıra e -poçt vasitəsilə bir nümayəndə ilə əlaqə qurduqdan sonra zarafat daha asan qəbul ediləcək və başa düşüləcəkdir
Addım 4. Təcavüz etmədən özünüzü ifadə edin
Bir məhsulun və ya xidmətin necə idarə olunduğuna qəzəblənsəniz də, bunu bir e -poçtda ifadə etmək sizə lazım olan nəticəni verməyəcək. Məsələnizi hörmət və nəzakətlə bildirmək, pis və ya aqressiv bir e -poçtdan daha da irəli gedəcək.
Duyğularınızı mətn vasitəsilə düzgün ifadə edə bilməyəcəyinizi unutmayın. Dərhal diqqətinizə çatmaq üçün probleminizdən narahat olsanız, telefonla əlaqə qurmaq daha təsirli ola bilər
Addım 5. Sadiqliyinizi və minnətdarlığınızı qeyd edin
Nəhayət, bir şirkətə nə qədər sadiq olduğunuzu və keçmişdə xidmətlərinə görə nə qədər minnətdar olduğunuzu xatırlatmaq, nümayəndələrin e -poçtunuzu qiymətləndirməsini və daha tez cavab verməsini asanlaşdırır.
