Hər gün 300 milyarddan çox e -məktub göndərildiyini və qəbul edildiyini nəzərə alsaq, insanların "e -poçt yorğunluğu" inkişaf etdirməsi təəccüblü deyil. Bu səbəbdən fikrinizi aydın və qısa şəkildə çatdıran təsirli e-poçtlar yazmaq çox vacibdir-çox uzun və ya aydın olmadığı üçün insanların görüş dəvətnamənizi tam oxumamasını istəmirsiniz. Narahat olmayın-bu wikiHavalı bir görüş dəvəti üçün bir e-poçt yazarkən etməli olduğunuz hər şeyi sizə izah edəcək, məsələn, güclü bir mövzu sətrini necə yazmalısınız, e-poçtunuzun gövdəsində nə yazmalısınız və necə istifadə edə bilərsiniz işləri asanlaşdırmaq üçün təqvim proqramı.
Addımlar
Metod 3: Güclü Mövzu Xətti Yazmaq
Addım 1. Görüşün tarixi və mövzusu ilə qısa, uyğun bir mövzu sətri yazın
Bu detalları daxil etmək, insanların nə vaxt olduğunu və e -poçtu açmadan da nəyin müzakirə olunacağını biləcəyi mənasına gəlir. Məsələn, "Görüş 12/8: Yeni hesabat qaydaları" yaza bilərsiniz.
Xəbərdarlıq:
Yığıncağın mövzusunu tərk etmək, ehtimal ki, insanların cavab verməsinə səbəb olacaq, bunun şöbəsi ilə əlaqəli olub olmadığını və ya iştiraklarının məcburi olub olmadığını soruşur, buna görə mövzunu bildirdiyinizə əmin olun!
Addım 2. Mövzu sətrində iştirakın təsdiqini istəyin
Görüşə kimlərin gələcəyini bilmək istəyirsinizsə, mövzu hissəsində təsdiq istəyin. Bu şəkildə, e -poçtu açmadan da ən qısa zamanda cavab verməli olduqlarını biləcəklər. "Cümə 10/6 İK görüşü, ən qısa zamanda təsdiq edin" yaza bilərsiniz.
"Zəhmət olmasa RSVP göndərin: HR görüşü 10/6" yaza bilərsiniz
Addım 3. Mövzu xəttində təcili bir görüşün olub olmadığını bildirin
Dərhal görüşə zəmanət verən təcili və ya zaman həssas bir məsələdirsə, mövzu xəttinə təcili bir fikir əlavə edin. Məsələn, "Təxirəsalınmaz görüş 2/31 Bazar ertəsi: Kibertəhlükəsizlik" xətti boyunca bir şey yaza bilərsiniz.
Görüşün mövzusunu qeyd etmək və onlara nə gözləyəcəkləri haqqında bir fikir vermək vacibdir
Addım 4. İştirakın məcburi olub olmadığını və ya təklif edildiyini bildirin
Böyük bir şirkətdə işləyirsinizsə, hər görüş üçün bəzi insanların iştirakı tələb olunmaya bilər. Mövzu sətrində müvafiq şöbəni qeyd edin və ya iştirak edəcəklərini alıcılara bildirin. Məsələn, "Məcburi marketinq görüşü 10/6" yaza bilərsiniz.
Görüş tələb olunmursa, yaza bilərsiniz: "Effektiv tədqiqat taktikası ilə əlaqədar 10/6 görüş təklif olunur."
Addım 5. Qarışıqlığın qarşısını almaq üçün mövzu sətrinizdə tam sözlər istifadə edin
Qısaltmalar təsirli görünə bilər, lakin tam sözlər qədər spesifik deyil və qarışıqlığa səbəb ola bilər. Məsələn, "SAP" dilinizlə kimin tanış olub -olmamasından asılı olaraq "sistemlər və emal" və ya "nümunə götürmə və analiz planı" mənasını verə bilər.
Bununla birlikdə, "RSVP", "HR" və "Çərşənbə" kimi ümumi qısaltmalardan istifadə etmək normaldır
Metod 2 /3: E -poçtunuzun gövdəsini hazırlayın
Addım 1. Qısa, səmimi bir giriş və qısa bir qeyd yazın
Böyük bir şirkətdə çalışırsınızsa və ya hər kəsi hələ tanımırsınızsa, özünüzü təqdim etməlisiniz. Bu qısa girişdə hər hansı bir sənədin və ya təchizatın tamamlanması və/və ya görüşə gətirilməsi lazım olub olmadığını qeyd etmək də vacibdir.
Təqdimatınızı şəxsiyyətli və ya işlə əlaqəli edin. Məsələn, "Salam komanda, gələn həftə yeni proqramın açılmasını səbirsizliklə gözləyirəm!"
İpucu:
Alıcılara hər hansı bir tapşırığı yerinə yetirmələri və ya özləri ilə görüşə gətirmələri lazım olduğunu xatırlat. Məsələn, "Xatırlatma olaraq, satıcı əlaqə siyahılarınızın 4 çap olunmuş nüsxəsini gətirin."
Addım 2. Görüş tarixini və vaxtını fərqləndirmək üçün öz xəttində qeyd edin
Bu, insanların yığıncağa qatılması üçün vacib bir məlumatdır, buna görə də aydın olmasını və mətnin qalan hissəsindən fərqlənməsini istəyirsiniz. Yuxarıda və aşağıda 2 sətir daxil edin və/və ya qalın şriftlə yazın.
- Misal: "6 oktyabr, 10:30 - 11:45"
- Görüş onlayndırsa, fərqli vaxt zonalarında olan insanların yanlış ünsiyyət səbəbiylə əldən verməməsi üçün saat qurşağını siyahıya alın. Məsələn, yaza bilərsiniz: "6 oktyabr, 10:30 - 11:45 (PST)"
Addım 3. Tarix və vaxtdan sonra yeri qeyd edin
Məkanı tarix və vaxt qədər fərqləndirin-xüsusən yeni bir yerdə görüşürsünüzsə, tapmaq çətindirsə və ya alıcıların bəzilərinin yeri ilə tanış olmadığını bilirsinizsə. Virtual görüşlər üçün (ya canlı forum və ya video söhbət vasitəsi ilə) asan giriş üçün foruma və ya video zəngə bir keçid verin.
İstiqamət verərkən mümkün qədər ətraflı məlumat verin. Nümunə olaraq: “Zəhmət olmasa Timaren binasındakı 592 konfrans otağına (Nix St. 209) gəlin. 592 nömrəli otaq binanın 2 -ci pilləsində yerləşir, buna görə lifti birinci mərtəbədən yuxarı qaldırmalı, 12 -də çıxmalı və yuxarı qalxmaq üçün binanın cənub tərəfindəki liftləri istifadə etməlisiniz. 59 -cu mərtəbəyə.”
Addım 4. Görüşün məqsədini paylaşın
Alıcılara görüşün nə ilə nəticələnəcəyini bildirin. Görüş üçün qısa bir gündəm təklif etmək, hansı işlərin əvvəlcədən edilməli olduğunu anlamalarına kömək edəcək. Sadəcə mövzunu bildirə bilərsiniz ("Kibertəhlükəsizlik Güncellemesi" kimi) və ya bir zaman çizelgesi verə bilərsiniz:
- 10:30 - 10:45 Layihə üçün status yeniləmələrini paylaşın
- 10:45 - 11:10 Müvafiq təklifləri müqayisə edin və seçin
- 11:10 - 11:30 Beyin fırtınası və başlama hədəfləri
Addım 5. E -poçtunuzu qrammatik və faktiki səhvlərə görə yoxlayın
Düzəliş etmək üçün ən vacib şeylər görüşün tarixi, vaxtı və yeridir, buna görə də bunları düzgün yazdığınızdan əmin olun! Bütün əsasları əhatə etdiyinizə əmin olmaq üçün girişinizi, gündəminizi və ya daxil edə biləcəyiniz digər qeydləri də oxuya bilərsiniz.
Göndərməzdən əvvəl yazınızın aydın və qısa olduğundan əmin olmaq üçün e -poçtunuzu ucadan oxuyun
Metod 3 /3: Outlook və ya İnteqrasiya edilmiş Təqvim Proqramından istifadə
Addım 1. Outlookdakı ev sekmesinin altındakı "Yeni Görüş" düyməsini basın
Şirkətiniz Outlook kimi inteqrasiya olunmuş bir təqvimə malik bir əlaqə verilənlər bazasından istifadə edirsə, görüşünüzü qurmaq üçün istifadə edin. İşlədiyiniz insanlar üçün ümumiyyətlə üstünlük verilən əlaqə nöqtəsidir.
Şirkətiniz Outlook və ya buna bənzər bir şeydən istifadə etmirsə, dəvəti göndərmək üçün işlə bağlı e-poçtunuzdan istifadə edə bilərsiniz
Addım 2. "Planlaşdırma köməkçisi" pəncərəsindən bir vaxt və tarix seçin
Yeni bir görüş yaratdıqdan sonra təqvim pəncərəsi açılacaqdır. "Planlaşdırma köməkçisi" ni vurun və görüşünüz üçün mövcud vaxt və tarixi qeyd edin.
Sizin və nəzərdə tutulan iştirakçıların mövcud olduğu bir vaxt olduğundan əmin olun. Şirkətinizin tətbiqindən asılı olaraq, hər kəsin cədvəlini göstərmək üçün baxış parametrlərinizi düzəltməyiniz lazım ola bilər (özünüzə əlavə olaraq)
Addım 3. İştirakçıların adlarını yazaraq və ya ünvan kitabınızı istifadə edərək əlavə edin
Adları əl ilə daxil etmək və ya ünvan kitabınızda gəzmək və siyahıdan adlarını seçmək üçün mətn çubuğuna vurun. Digər insanların mövcudluğunu yoxlamaq üçün "Planlaşdırma köməkçisi" funksiyasından istifadə edin.
İnsanlar yoxdursa, adları vurgulanmış görünür. Köməkçi hətta sizə və iştirakçıların cədvəllərinə uyğun olaraq tövsiyə olunan vaxt vaxtlarını da göstərəcək
Addım 4. Görüşün başlama və bitmə vaxtlarını təyin edin
Görüşün tarixinin daha əvvəl seçdiyiniz tarix olduğundan əmin olun və lazım olduqda dəyişiklik etmək üçün təqvim düyməsini basın. Sonra doğru başlama və bitmə vaxtlarını seçmək üçün vaxt siyahılarının sağındakı açılan oxlardan istifadə edin.
Son vaxt əlavə etmək insanların vaxtına ən çox hörmət edir, buna görə də nə gözlədiklərini bilirlər və gediş-gəlişlərini planlaşdıra bilərlər
Addım 5. Ekranın yuxarısındakı "Görüş" sekmesinin altında "Randevu" düyməsini basın
Bu düyməni basmaq sizi ümumi görüş ekranına qaytaracaq və girişinizin planlaşdırıldığını görməlisiniz. Buradan bir mövzu, yer və qeydlər əlavə edə bilərsiniz.
Giriş ekranında planlaşdırılmış girişinizi görmürsənsə, geri qayıdın və görünənə qədər prosesi təkrarlayın
Addım 6. Mövzu, yer və qeydləri daxil edərkən konkret olun
Alıcılara bir neçə qısa sözlə görüşün nə olduğunu bildirin (məsələn, "Gələcək Məhsul Testi"). Tipik bir görüş yeri olmadıqda və ya getmək çətin olduğu təqdirdə istiqamət göstərərək yer haqqında konkret olun. Görüşlə əlaqəli hər hansı əlavə qeydlər (hər hansı bir hazırlıq işi kimi) əlavə edin.
- Məkanın ünvanını verin, hətta bunu bildiklərini düşünsəniz də.
- Bitirdikdən sonra "göndər" düyməsini basın.
İpucu:
"Beyin fırtınası" kimi həddindən artıq geniş mövzulardan çəkinin, çünki bu, insanlara görüşün məqsədi haqqında çox şey demir. Bunun əvəzinə "yeni məhsul üçün satıcılara beyin fırtınası" deyə bilərsiniz.
İpuçları
- E -poçtunuzu və ya dəvəti yoxlayarkən qısa və nöqtəyə qədər saxlayın.
- Səmimi, peşəkar yazı tonundan istifadə edin.
- Orada olması lazım olan hər kəsin dəvət olunduğundan əmin olmaq üçün alıcı siyahısını yenidən yoxlayın.
- Bütün ünvanların alıcılardan gizli qalmasını istəyirsinizsə, "bcc" sətrinə ünvanları yazın.
Xəbərdarlıqlar
- Tarix, vaxt və yer olmadan dəvətnamə və ya e -poçt göndərməyin. Çox güman ki, dəvətlilərinizi məyus edəcək və bu məlumatı istəyən bir çox cavab alacaqsınız.
- Bütün hərflərlə yazmayın, qışqırmaq kimi şərh ediləcək və çox qeyri -peşəkardır.
