Bu wikiHow, Microsoft Office və ya OpenOffice.org -da poçt birləşməsini necə edəcəyinizi öyrədəcək. Poçt birləşməsi, göndərilən hər bir alıcı üçün bir sənədi avtomatik olaraq fərdiləşdirməyə imkan verən çox əlverişli bir xüsusiyyətdir. Bu şəkildə hər bir alıcı üçün sənədi fərdi olaraq dəyişdirmək məcburiyyətində deyilsiniz. Çox böyük bir vaxt qənaətçisidir və bunu etmək çox asandır! Aşağıdakı addımlar, bütün prosesi addım-addım sizə göstərəcəkdir.
Addımlar
Metod 1 /3: Hazırlıq
Addım 1. Məlumat faylı yaradın
Bu bir elektron tablo faylı, verilənlər bazası faylı və ya hətta düzgün formatlaşdırılmış mətn sənədi ola bilər. Elektron tablo faylları ən çox istifadə olunur; bu təlimat bir elektron tablo istifadə etdiyinizi güman edir.
-
Məlumat sənədinizdə surətdən kopyaya dəyişməli olacaq bütün məlumatlar olmalıdır. Məsələn, bir forma məktubu yazırsınızsa, məlumat sənədiniz məktub göndərmək istədiyiniz hər kəsin adlarını və ehtimal ki ünvanlarını saxlayacaq.
Hər bir hüceyrəyə bir məlumat elementini bir xətt boyunca qoyun ki, hər bir məlumat növü (ad, soyad, şərəf və s.) Öz sütununda olsun
-
Həssas sütun adları yaradın. Poçt birləşməsi məlumatları sütunlarda oxuyur. Hər bir məlumat sütununa ilk girişin bu tip məlumatların ümumi adı olduğunu düşündüyünüz üçün sizin üçün mənalı olan adlardan istifadə edin.
Məsələn, "ad" yazaraq adlar sütununa başlayın, sonra bütün adları altına qoyun. Məktubunuza hansı sahəni daxil etməyiniz istədikdə, "ad" ı bir seçim olaraq görürsünüz və bu sütunda olanları xatırlayırsınız
- E-poçt üçün Outlooku da istifadə edən Microsoft Office istifadəçiləri, istəsələr bunun əvəzinə Outlook ünvan kitablarını məlumat faylı olaraq istifadə edə bilərlər.
Addım 2. Məlumat faylını qeyd edin
Asanlıqla tapa biləcəyiniz bir yerə yazın və asanlıqla xatırlayacağınız bir şey adlandırın.
Addım 3. Əsas sənədinizi yazın
Məlumat daxil edəcəyiniz sənəd budur. Məsələn, bir məktub yazırsınızsa, əsas sənəd məktubdur. Poçt birləşməsinin sizin üçün dolduracağı hər hansı bir maddə (adlar kimi) hələlik boş qalmalıdır.
Metod 2 /3: MS Office -də poçt birləşməsi
Addım 1. Poçt birləşmə tapşırıq bölməsini açın
Əsas sənədinizdən onu açmaq üçün bölməni basın. Görmürsənsə, Alətlər menyusunu açın və siyahıdan Mail Birleştirme seçin.
Addım 2. MS Office -in suallarını cavablandırın
Ofisdəki poçt birləşmə vasitəsi, fayllarınızı daha ağıllı və dəqiq birləşdirərək həyatınızı asanlaşdırmaq üçün hazırlanmış bir neçə addıma malikdir.
- Hansı sənəd yazdığınızı söyləməklə başlayın. Ən uyğun olanı və sonra İrəli düyməsini basın.
- İstifadə etmək istədiyiniz "başlanğıc sənəd" (əsas sənəd) deyin. Bu addımları izləmisinizsə, "bu sənədi istifadə et" seçimini etməlisiniz. Sonrakı düyməsini basın.
Addım 3. Birləşdiriləcək faylı seçin
Bu, əvvəllər yaratdığınız məlumat faylıdır. Müvafiq radio düyməsini seçin və faylı axtarmaq və onu əsas sənədinizə bağlamaq üçün İrəli düyməsini basın.
Outlook ünvan kitabınızı istifadə etmək istəyirsinizsə, bunun əvəzinə bu seçimi vurun
Addım 4. Hansı məlumatlardan istifadə edəcəyinizi seçin
Office, istədiyiniz kimi məlumat sıralarını seçməyə və ya seçimdən çıxarmağa imkan verir. Bu, müxtəlif sənədlər üçün istifadə edərkən məlumat faylını zamanla daha faydalı hala gətirərək, əsas sənəddə birləşdirmək istədiyiniz məlumat faylındakı hansı məlumat elementlərini seçməyinizə imkan verir. Sizdən razı qaldıqda, Next düyməsini basın.
Məlumatlar hər bir sütunun başlıqlarını tıklayaraq sıralana bilər. Bir çox məlumatı tez bir zamanda axtarmalı olsanız, bu faydalı ola bilər
Addım 5. Məlumat sahələrini daxil edin
Tapşırıq bölməsinin növbəti səhifəsində sənədinizi yazmamış olsanız, sənəddən sənədə məlumat daxil etmək üçün bir sıra variantlar təqdim ediləcək.
-
İmleci sahənin gedəcəyi yerə qoyaraq və sonra daxil etmək üçün tapşırıq panelindəki müvafiq düyməni basaraq məlumat sahəsi daxil edin.
Adi hərf və ya rəqəmlə eyni olan Sil düyməsini basaraq səhv yerləşdirilmiş və ya təkrarlanan məlumat sahələrini silə bilərsiniz
-
Əvvəlcədən təyin edilmiş seçimlər Office -ə yazdığınız sənədin növündən asılı olaraq bir qədər dəyişir. Ofis, verdiyiniz məlumatlardan uyğun məlumatları doldurmaq üçün əlindən gələni edir. Məsələn, bir iş məktubu yazırsınızsa, hər bir alıcının adı və soyadını və tam ünvanını bir neçə sətirdə səliqəli şəkildə özündə əks etdirən bir ünvan bloku daxil etmək üçün bir seçim görə bilərsiniz.
- Əvvəlcədən qurulmuş seçimlərdən bəziləri müvafiq məlumatları doldurmağınız üçün əlavə pəncərələr açacaq. Bunlar hamısı az -çox sadədir və başa düşülməsi asandır.
- Bir əvvəlcədən istifadə edirsinizsə və doğru məlumat tapa bilmədiyiniz görünürsə, sahə adlarınızdan hansının standart adlarına uyğun olduğunu öyrətmək üçün "Sahələri uyğunlaşdır" işarəsi olan düyməni basın. Məsələn, ünvan blokundakı "Soyad" məlumatlarını doldurmaq üçün məlumat faylınızdakı "Ailə Adı" kateqoriyasından istifadə etməsini göstərə bilərsiniz.
- Öz sahələrinizdən istifadə etmək üçün "Daha çox seçim" düyməsini basın. Hər bir sütuna verdiyiniz adları görə və bunun əvəzinə istifadə edə biləcəksiniz.
Addım 6. Məktublarınızı yoxlayın
Poçt birləşməsi, onu çap etməyincə, əsas sənədinizə tətbiq etdiyiniz sahələrdə xüsusi məlumatları göstərməyəcək, lakin Office, məlumatı necə yerləşdirdiyinizə görə düzgün göründüyünü yoxlamağa və yoxlamağa imkan verən bir önizləmə funksiyası təklif edir. sənədinizdəki sahələr. Hər şeyin qaydasında olduğuna əmin olana qədər istifadə etməkdən çekinmeyin.
Addım 7. Birləşdirməni tamamlayın
Poçt birləşmə tapşırıq bölməsinin son ekranı hər şeyin yerində olduğunu və sənədlərinizi çap etməyə hazır olduğunu bildirir. Çap olunan hər bir sənəd üçün bir məlumat dəsti görünəcək və proqram məlumat dəsti olduğu qədər nüsxə çap edəcək.
Xüsusi hərflərə fərdi düzəlişlər etmək istəyirsinizsə, bunu əvvəlcə "fərdi hərfləri redaktə et" düyməsini basaraq bu tapşırıq bölməsi ekranında da edə bilərsiniz
Metod 3 /3: OpenOffice.org -da Poçt Birləşdirmə
Addım 1. Verilənlər bazası yaradın
OpenOffice.org -da poçt birləşməsi üçün hər zaman bir verilənlər bazası faylı tələb olunur; lakin yenə də məlumatlarınızı əvvəlcə elektron tabloda yarada bilərsiniz.
- Əsas sənədinizdən Fayl menyusunu açın və yeni bir verilənlər bazası faylı yaratmağı seçin.
- Görünən pəncərədə "mövcud bir verilənlər bazasına qoşul" seçimini seçin. Açılan menyudan "elektron tablo" seçin və sonra İrəli düyməsini basın.
- Növbəti ekranda OpenOffice.org -u istifadə etmək istədiyiniz elektron tablo faylına yönəldin. Faylın yerinin altındakı qutuyu işarələyərək verilənlər bazasını parolla qoruyub saxlamamağı seçə bilərsiniz. Hazır olduğunuzda Next düyməsini basın.
-
Bu ekranda, daha sonra daha asan əldə etmək üçün verilənlər bazasını qeydiyyatdan keçirib -keçirməyəcəyinizi seçin və hazırda redaktə etmək üçün verilənlər bazası faylını açıb açmamaq istədiyinizə qərar verin. (Yəqin ki, yalnız elektron tablo faylını yaratmısınız.) Verilənlər bazasını saxlamaq üçün Finish düyməsini basın.
Verilənlər bazasına asanlıqla xatırlaya biləcəyiniz bir ad verdiyinizə əmin olun
Addım 2. Sahələrinizi daxil edin
Məlumatlarınızı OpenOffice.org -un anlaya biləcəyi bir verilənlər bazasına bağladığınıza görə, haradan baxacağınızı bildiyiniz halda, bu məlumat bazasını poçtun birləşməsi üçün istifadə etmək çox sadədir.
- Daxil et menyusundan 'sahələri' seçin və sonra alt menyudan "digərləri …" seçin. Alternativ olaraq, control-F2 yaza bilərsiniz.
- Görünən pəncərədə "verilənlər bazası" sekmesini vurun.
-
Pəncərənin sağ alt hissəsindəki Gözdən keçir düyməsini basın və yeni yaratdığınız verilənlər bazası faylını tapın.
Verilənlər bazanızı seçdikdən sonra, pəncərənin sağ tərəfindəki "verilənlər bazası seçimi" adlı siyahıda görünəcək
- Pəncərənin sol tərəfindəki "növ" siyahısından "poçt birləşmə sahələri" ni seçin.
- Veritabanınızın yanındakı + işarəsini vurun və altında bir elektron tablo faylı görünsün. Yanındakı + işarəsini vurun buvə elektron cədvəlinizi yaratarkən seçdiyiniz sahə adlarını görəcəksiniz.
-
Daxil etmək istədiyiniz sahəni seçin və sahəni əsas sənədinizə yerləşdirmək üçün Daxil et düyməsini basın.
- Kursoru daxil etməzdən əvvəl sahənizin daxil edilməsini istədiyiniz yerə qoymağı unutmayın, əks halda onu düzgün mövqeyə daşımaq üçün kəsib yapışdırmalı olacaqsınız.
- Office -də olduğu kimi, mətn sahələri əsas sənədinizdə alfasayısal simvol kimi işlənir. Boşluq çubuğu ilə hərəkət edə və silmək düyməsi ilə silə bilərsiniz.
Addım 3. Birləşməni tamamlayın
Düzgün yerləşdirmə üçün hər sahəni iki dəfə yoxlayın. Hazır olduğunuzda əsas sənədinizi çap edin. Poçt birləşməsi, sənədə birləşdirdiyiniz fayldakı hər bir giriş dəsti üçün bir nüsxə çap edəcək.
İpuçları
- Söz emal proqramlarında tez -tez ilkin sənədlər yaratmaq üçün istifadə edə biləcəyiniz şablonlar olur.
- Sahələri mümkün olan ən spesifik şərtlərə ayırdığınızdan əmin olun. Məsələn, nəzakət adı (cənab, xanım, xanım), ad və soyad üçün istifadə edə bilərsiniz. Adlar üçün üç sahə var, buna görə hər sütunda bir növ sahə olan üç ayrı sütundan istifadə edin.
