E -poçtlar iş yoldaşları və digər iş ortaqları ilə əlaqə qurmağın sürətli və asan bir yoludur və hər cür görüşlərin planlaşdırılması üçün təsirli bir vasitədir. Bir iş yoldaşı, üstün və ya tamamilə tanımadığınız bir adamla görüş təyin etməyə çalışsanız da, əvvəlcə e -poçtu aydın bir mövzu xətti və gövdə mətni ilə formatlamalısınız. E-poçtunuzu bağladıqdan və mesajı göndərdikdən sonra təqib cavabını göndərməzdən əvvəl 3-5 gün gözləyin.
Addımlar
Metod 1 /2: E -poçtun formatlanması
Addım 1. Görüşmək istədiyiniz mövzu sətrində qeyd edin
E -poçtun mövzu hissəsində məqsədinizi açıq şəkildə bildirin ki, alıcı onlarla görüşmək istədiyinizi dərhal bilsin. "Görüş" və ya "Mümkün görüş vaxtı" kimi qeyri -müəyyən bir dil istifadə etməkdən çəkinin. Bunun əvəzinə, alıcının dərhal nə gözlədiyini bilməsi üçün mövzu xəttində müəyyən tarixlər və vaxt çərçivələrindən istifadə edin.
Məsələn, belə bir şey yazın: "17.05. 11 -də görüş tələbi."
Addım 2. E -poçtunuza başlamaq üçün uyğun bir təbrikdən istifadə edin
Mesajınızı yazmağa başlayanda standart, rəsmi bir salamlama istifadə etməyə çalışın. Bir məmur və ya heç görmədiyiniz başqa bir şəxslə əlaqə qurursanız, başlıqdakı tam adından istifadə edin. Bir iş yoldaşı və ya daha yüksək bir şəxslə əlaqə qurursanız, "Cənab", "Xanım", "Mx." Və ya "Xanım" kimi bir şərəfdən istifadə edin. Ümumi bir qayda olaraq, e -poçtunuza başlamaq üçün "Əziz", "Salam" və "Salam" kimi salamlamaları istifadə etməyə çalışın.
- Fərdi deyil, ümumi bir ofisə və ya qrupa müraciət edirsinizsə, bunun əvəzinə "Kimə aid ola bilər" sözündən istifadə edin.
-
Məsələn, yuxarıya müraciət edirsinizsə, salamı belə tərtib etməyə çalışın:
Hörmətli cənab Jackson, Ümid edirəm bu e -poçt sizi yaxşı tapacaq! Mümkün bir görüşlə bağlı sizinlə əlaqə saxlamaq istədim.”
Addım 3. Tamamilə tanımadığınız bir insanla tanış olsanız özünüzü təqdim edin
Bir dövlət məmuruna və ya əvvəllər heç tanımadığınız bir şəxsə yazırsınızsa, ilk paraqrafınızı qısa bir girişə həsr edin. Adınıza, mövqeyinizə və peşəkar əlaqənizə diqqət yetirin, beləliklə alıcı kim olduğunuzu və niyə onlarla əlaqə qurduğunuzu bilir. Bir patron və ya iş yoldaşı kimi tanıdığınız biriylə əlaqə qurursanız, giriş paraqrafı əlavə etmək məcburiyyətində deyilsiniz.
- Girişinizin oxunması uzun çəkməməlidir.
-
Belə bir şey yazmağa çalışın:
Hörmətli xanım Atkins, Mənim adım Sarah Clement və mən Jones County Heyvan Sığınacağında işləyirəm.
Addım 4. Görüşün səbəbini və ümumi əhəmiyyətini təsvir edin
E -məktubun əvvəlində (təqdimatınızın ardınca, birini daxil etməyi seçmisinizsə), alıcı ilə görüşmək istədiyiniz görüşün növünü və bunun rəsmi və ya təsadüfi bir əlaqənin olub olmadığını bildirin. Görüşün nə olduğunu izah etdikdən sonra, başa çatdırmağa çalışdığınız iş üçün görüşün nə üçün vacib olduğunu izah edin. Alıcınızın e -poçtunuzdan keçmək üçün çox vaxt olmayacağından izahınızı qısa saxlamağa çalışın.
Məsələn, belə bir şey yazmağa çalışın: “Qarşıdakı övladlığa götürmə problemini müzakirə etmək üçün gələn həftə mənimlə görüşə bilərsənmi? Heyvan sığınacağının hazırkı maliyyə məsləhətçisi olduğunuz üçün inanıram ki, təşkilatın tədbir üçün iş büdcəsi haqqında bir çox fikir verə bilərsiniz."
Addım 5. Görüşünüz üçün mümkün bir məkan və vaxt təklif edin
Tanınmış və alıcıya asanlıqla əldə edilə bilən bir yer düşünməyə çalışın. E -poçt göndərdiyiniz şəxslə eyni binada və ya ümumi bir yerdə işləyirsinizsə, nahar fasiləsində görüşə biləcəyinizə baxın. Siz və alıcı yaxınlıqda bir yerdə yaşamırsınızsa və ya işləmirsinizsə, tanış ola biləcəyiniz bir restoran və ya digər ictimai yer təklif etməyə çalışın. Əlavə olaraq, sizin üçün işləyən bir neçə dəfə qeyd edin ki, alıcı sizə onların mövcudluğunu daha asan izah edə bilsin.
- Hər ikinizin məşğul proqramları varsa, telefon və ya video konfrans görüşünü planlaşdırın.
- Məsələn, belə bir şey hazırlayın: “Bu həftə bir müddət heyvan sığınacağının yanından keçə bilərsinizmi? Hər gün 9 -dan 5 -ə qədər resepsiyonda olacağam."
Addım 6. Alıcının mesajınıza cavab verməsini istəyin
Bir hadisəni texniki olaraq planlaşdırdığınız üçün, alıcının mövcudluğu ilə cavab verməsini nəzakətlə xahiş edin. Xüsusilə məşğul bir şəxslə əlaqə qurursanız, cavab verməyin bir gün və ya 2 gün çəkə biləcəyini unutmayın. geri
Məsələn, belə bir şey deyin: "Gələn həftə mövcudluğunuzu mənə bildirə bilsəydiniz, çox məmnun olardım!"
Addım 7. E -poçtu bitirərkən səmimi bağlanma dilindən istifadə edin
E -poçtunuzun məqsədini təkrarlayan bir yekun cümlə hazırlayın ki, alıcı görüşün məqsədini aydın şəkildə anlasın. "Hörmətlə", "Təşəkkür edirəm" və ya "Ən xoş diləklər" kimi ifadələrdən istifadə edərək e -poçtunuzu imzalamaq üçün dostluq tonundan istifadə edin. İmzanı yazdıqdan sonra adınızın altında vəzifənizi və ya hazırkı karyeranızı əks etdirən bir imza buraxın.
- Alıcınıza dilinizi çatdırın. Bir iş yoldaşınızla danışırsınızsa, "Tezliklə görüşərik" kimi bir işarə "Hörmətlə" sözündən daha mənalı olar. Bir rəhbərlə əlaqə saxlayırsınızsa, "Hörmətlə" və ya "Ən xoş arzular" "Görüşərik" kimi təsadüfi bir işarədən daha uyğun olar.
-
Məsələn, belə bir şey yazın:
Tezliklə sizinlə görüşməyi səbirsizliklə gözləyirəm, çünki bu övladlığa götürmə işinin mümkün qədər uğurlu olmasını istəyirəm.
Hörmətlə, Sarah Clement
Fəaliyyət Koordinatoru, Jones County Heyvan Sığınacağı
Addım 8. Görüşlə əlaqəli hər hansı bir əlavəni daxil edin
Alıcını görüşə hazırlamağa kömək edə biləcək sənədləri, elektron tabloları və ya digər müvafiq faylları əlavə edin. Mürəkkəb bir mövzu ilə əlaqədar kiməsə müraciət edirsinizsə, alıcının görüş mövzusunu anlamasına kömək etmək üçün lazım olan hər hansı bir broşura və ya məlumat vərəqini daxil edin.
Məsələn, qarşıdan gələn bir hadisə üçün büdcə dəyişikliklərini müzakirə edirsinizsə, əvvəlki ilin büdcəsinin bir cədvəlini əlavə etmək istəyə bilərsiniz
Addım 9. E -poçt boyunca peşəkar dil və düzgün qrammatikadan istifadə edin
Açıq qrammatik səhvlər və orfoqrafik səhvlər üçün mesajınızı yoxlayın, beləliklə son layihəniz mümkün qədər cilalanmış və təmiz görünür. Əlavə olaraq, mesajı daha təsadüfi və ya başa düşülməsi çətin görünən hər hansı bir ixtisar və ya jarqonu silin. Son layihəniz peşəkar görünmür və səslənmirsə, alıcı sorğunuzu ciddiyə ala bilməz.
Mətnlərdə və təsadüfi e -poçtlarda emojilərdən istifadə etmək əyləncəli olsa da, görüş tələb etmək üçün onlardan istifadə etməməlisiniz
Metod 2 /2: Alıcı ilə təqib edin
Addım 1. Alıcı 3-5 gün ərzində sizə geri dönməsə, təqib e-poçtu hazırlayın
Alıcınıza istəyinizi oxumaq və cavablandırmaq üçün bir neçə gün verin. Bir iş həftəsi ərzində eşitməsəniz, cavab gözlədiyinizi xatırlatmaq üçün həmin şəxsə sürətli bir e -poçt göndərin. Onlarla tanış olmaq şansından minnətdar olduğunuzu və vaxtlarına görə minnətdar olduğunuzu vurğulayın.
- Zəngləri izləmək, görüşmək istədiyiniz şəxslə əlaqə qurmağın da təsirli bir yoludur.
- Məsələn, belə bir şey hazırlayın: “Görüş istəyimlə əlaqədar olaraq sizinlə əlaqə saxlamaq istədim. Boş vaxtınız olanda, gələn həftə nə vaxtsa görüşə hazır olduğunuzu deyə bilərsinizmi?"
Addım 2. Əlavə bir e -poçtda görüşün xüsusiyyətlərini öyrənin
Cavab verdikdən sonra başqasının təqvimi ilə danışıqlar aparın. Başqasının mövcudluğuna diqqət yetirin və hər ikinizin də mövcud olduğu bir tarixdə görüş vaxtını təsdiq edin. Gələnlər qutusunda qarışıqlıq və qarışıqlığın qarşısını almaq üçün 1-2 e-poçt daxilində bir tarix və saatı təsdiqləməyə çalışın.
- Mümkün qədər çevik olmağa çalışın. Məşğul bir insanla əlaqə qurursan, dərhal səninlə görüşə bilməyəcəklər.
- Son anda görüş təyin etməyin. Alıcı məşğul olsa, görüşmək üçün bir tarix razılaşa bilməyəcəksiniz.
Addım 3. Görüşdən bir neçə gün əvvəl xatırlatma və ya təsdiq göndərin
Planlaşdırılan görüşdən əvvəl əlavə hazırlaşmaq istəyirsinizsə, xatırlatmaq üçün alıcıya təsdiq e -poçtu göndərməyə çalışın. Bu e-poçtu çox uzun etməyin, görüşün planlaşdırıldığı kimi davam etdiyini iki dəfə yoxlamaq üçün görüşməyi planlaşdırdığınız günü, vaxtı və yeri qeyd edin.
-
Məsələn, belə bir şey yazın:
Yalnız 17 May tarixində saat 11 -də Jones County Heyvan Sığınacağında görüşdüyümüzü təsdiq etmək istədim.
