E -poçt gələnlər qutunuzu açmaq, Pandoranın qeyri -adekvat qrammatikası, yazım keyfiyyəti və pis dad qutusunu açmaq kimi ola bilər. E -poçtlarınızın başqalarında hansı təəssürat yaratdığını düşünün; E -poçtlarınızı paketdən ayrı qoymaq üçün hər zaman doğru vaxtdır. Bu addımları izləyin və e -poçt etiketinizi yaxşılaşdırın.
Addımlar
Addım 1. E -poçtunuzu qısa, danışıqlı və diqqətli saxlayın
Məktubları kompüter ekranında oxumaq bir kağız vərəqindən daha çətindir, ona görə də e -poçtları qısa və nöqtədə saxlayın. İdeal bir e-poçt uzunluğu olmasa da, cümlələri qısa saxlayın, təxminən 8-12 söz və paraqraflar arasında boşluq buraxın.
Bir iş e -poçtunda, birbaşa nöqtəyə çatın: "Ümid edirəm edəcəksən …" "Düşünürəm ki, etməliyik ….". Aşağıdakı sətirlərdə işi düzəldərək və s. Bir çox insanlar cavab yazmağa və ya sonraya saxlamağa qərar vermədən əvvəl yalnız ilk sətirləri oxuyurlar. Bu xətt, məlumatlı bir qərara imkan verəcək qədər "ət" verməlidir. Şəxsi e -poçtlar üçün, e -poçtunuzun əsas nöqtəsinə girməzdən əvvəl qısa bir şəxsi qeydlə açmaq çox gözəl bir fikirdir
Addım 2. Xülya formatlamadan çəkinin
Şriftləri və rəngləri dəyişdirmək, güllə siyahıları daxil etmək və ya HTML istifadə etmək, e -poçtu qəribə göstərə və ya kompüterinizdə formatlaşdırma düzgün görünsə belə, alıcı üçün oxunmaz hala gətirə bilər. Sadə saxla.
Addım 3. Əlavələri məhdudlaşdırın
Həqiqətən ehtiyac olmadıqda əlavə əlavə etməyin. Əlavələri mümkün qədər kiçik saxlayın. Əksər e -poçt tətbiqləri 1 MB -a qədər əlavələr göndərə və qəbul edə bilər, lakin bunun üzərindəki hər şey sizin və ya alıcı üçün əngəl ola bilər və hətta alıcının e -poçt bağlantısı yavaş olarsa daha kiçik faylların açılması uzun müddət çəkə bilər. Daha böyük bir fayl göndərmək lazımdırsa, onu sıxın və ya zip edin və ya YouSendIt.com kimi böyük faylları göndərməyinizə kömək edəcək onlayn xidmətlərdən istifadə edin. Görüş planları və ya böyük mətn düzəlişləri kimi birdən çox səhifə göndərmək lazımdırsa, məktubda faks və ya yazılmış səhifələr dəsti göndərin.
- Lazım olmadıqda e -poçt əlavələrini zip etməyin. Əlavəni başqa cür göndərmək üçün çox böyük olmadıqda, alıcınızın vaxtını boşa çıxarmaq riski ilə üzləşir və ehtimal ki, onların əlavələrinizə daxil olmasını maneə törədirsiniz. Bir çox mobil cihaz zip fayllarını aça bilmir.. Xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word və Powerpoint) kimi bir çox ümumi fayl artıq sıxılmış formatda olduğu üçün əlavə olaraq artıqdır.
- Bir çox insanın və ya müəssisənin tanımadığı birinin əlavələrini açmayacağını və bəzi e -poçt hesablarının avtomatik olaraq spam qovluğuna əlavələri olan e -poçt göndərmək üçün qurulduğunu unutmayın., əlavələrlə əlaqədar alıcının təlimatlarına əməl etdiyinizə əmin olun. Təlimat verilmədikdə, alıcıya əlavə ilə bir e -poçt göndərəcəyinizi bildirmək üçün başqa bir e -poçt göndərin.
Addım 4. Göndərməzdən əvvəl düşünün
Emosional olduğunuz zaman e-poçt göndərməyin. E -poçtun mövzusunu və mətnini yazmaqdan çekinmeyin, sonra da qeyd edin. Yalnız alıcıları əlavə edin və göndərdiklərinizi düşünmək üçün vaxtınız olandan sonra göndərin; fikrinizi dəyişə və bunun üçün daha yaxşı ola bilərsiniz.
E-poçt eyni zamanda insanlara heç vaxt üz-üzə deməyəcəyiniz şeyləri soruşmaq və ya söyləmək üçün bir vasitəyə çevrildi (heç düşünmürsünüz ki, niyə instinktiv olaraq fərqli bir insan olursunuz?). Birini göndərirsinizsə bir şey, yenidən oxuyun və özünüzə soruşun ki, əgər onlar sizin yanınızda olsaydı, yoxsa üz-üzə bunları söyləyərdiniz. Diqqət çəkən bir mövzu varsa, iki dəfə oxuyun.
Addım 5. Qısaltmalardan və ifadələrdən istifadə edərkən diqqətli olun
Bu, dostunuzla olduğu kimi qeyri-rəsmi bir e-poçtda qəbul edilə bilər. Ancaq rəsmi bir məktubda kiməsə "ucadan gülürsən" deməyinə ehtiyac qalmazdı, insanlar bunu yersiz hesab edə bilər və sənin qeyri -ciddi olduğunu hiss edə bilərlər.
"Yeri gəlmişkən" üçün "BTW" kimi bəzi qısaltmalar ümumiyyətlə e -poçtlarda istifadə olunur və rəsmi, peşəkar e -poçtlar istisna olmaqla ümumiyyətlə qəbul edilir
Metod 1 /3: Yeni e-poçtlar yazmaq
Addım 1. Alıcı sahələrini düzgün istifadə edin
"To" sahəsindəki ünvan sahiblərinin tədbir görməsi gözlənilir və "CC" də olanlar həmkarlarını və ya patronlarını məlumatlandırmaq üçündür.
- "Kimə:" sahəsində birdən çox şəxsdən ACTION tələb etməkdə diqqətli olun. Bu, eyni vəzifə üçün çoxlu səylərə səbəb ola bilər və ya heç bir səy göstərməyəcək, çünki bu istəyi başqasının idarə etdiyi güman edilir.
- Ünvanlarını gizli saxlamaq istədiyiniz insanların siyahısına bir e-poçt göndərirsinizsə, bunların hamısını BCC sahəsinə qoyun və öz ünvanınızı "to" sahəsinə yazın.
- Birini mövzu ilə əlaqədən çıxarmaq istəyirsinizsə (məsələn, sizi başqası ilə tanış etmişlərsə və indi siz və həmin şəxs bəzi detalları hazırlayırsınızsa və təqdimatçının gələn qutusunu batırmaq istəmirsinizsə) şəxsin ünvanı "CC" sahəsindən BCC sahəsinə qədərdir.
Addım 2. Mövzu xəttini faydalı edin
Yaxşı bir mövzu xətti, oxucunu tez bir zamanda hazırlayaraq e -poçtun məzmununun faydalı bir xülasəsini təqdim edir. E -poçt gələn qutuları tez -tez batırılır, buna görə də yaxşı bir mövzu alıcının e -poçtunuzun prioritetini təyin etməsinə kömək edir. E -poçtunuzun oxunmadan silinməsinin qarşısını almağa da kömək edir. Alıcınızın gördüyü ilk şey mövzu olduğu üçün səhvsiz, qısa şəkildə saxlayın və "Salam", "Nə var" və ya alıcının adı kimi ümumi sətirlərdən çəkinin (sonuncu spam əleyhinə filtrlər tərəfindən bloklana bilər).
Mesajlarınızı alıcı üçün prioritetləşdirməkdən çəkinin. Hər e -poçtu "Təcili!" İşarələmək vərdişindən çıxın. və ya "Yüksək prioritet" və ya e-poçtlarınız qurd ağlayan oğlan kimi davranacaq və hamısı nəzərə alınmayacaq. E-poçt sorğunuzun hər kəsdən daha yüksək olduğunu düşünmək əsəbi və təkəbbürdür, xüsusən də iş konteksti. Mesajınıza necə üstünlük veriləcəyini özləri üçün alıcının kredit verməsi üçün kifayət qədər lütfkar olun
Metod 2 /3: E-poçtlara cavab
Addım 1. Cavabları kimdən kopyaladığınıza diqqətli olun
Bir mesaja və sonra CC: orijinal göndərənin daxil etmədiyi üçüncü bir tərəfə cavab verirsinizsə, orijinal göndərənin bundan kədərlənməyəcəyinə əmin olun. Bu məlumatlar "yalnız gözləriniz üçün" ola bilər. Orijinal göndərən sizin iş rəhbərinizdirsə, bu xüsusilə vacibdir. BCC istifadə edərkən ehtiyatlı olun:. BCC: 'olan şəxs, surətinin kor olduğunu görmədən cavab verərsə bu, əks nəticə verə bilər.
Addım 2. Kimə cavab verməli olduğunuzu müəyyənləşdirin
Yalnız sizə göndərilən e -poçtlar ümumiyyətlə yalnız göndərənə cavab verməyinizi tələb edir, lakin bir neçə nəfərə göndərilən e -poçtlar üçün cavabınızı hər kəsə göndərmək üçün "Hamısına Cavab Ver" seçimini seçməyiniz lazım ola bilər. Ağıllı olun; Həmişə "Hamısına Cavab Ver" istifadə edərək bol miqdarda gəlir gətirir və bir çox insanın qutularında əziyyət çəkən mesajlar buraxır. Bir e -poçt almağın nəticələrini düşünün, hamısına cavab verin və iyirmi nəfərə çıxır və sonra bu iyirmi nəfər hamısına cavab verir; yüz minlərlə e -poçtu çox tez bir araya gətirə bilər və hər kəsin hamını xəbər tutmaq vasitəsi olaraq "hamısına cavab ver" düyməsini vurmaq məcburiyyətində olduğunu hiss edir, çünki kimin oxumalı olduğunu və kimin oxumadığını heç kim bilmir.
Addım 3. Cavab verməzdən əvvəl iki dəfə düşünün, sadəcə təşəkkür edirəm
Bəzi insanlar "Təşəkkürlər" yazan bir e -poçt istəmirlər. E -poçtu açmaq və bildiyinizi oxumaq üçün oxumaq üçün əlavə vaxt lazımdır. Bəzi insanlar "NTN" - "Təşəkkürə ehtiyac yoxdur" deyən bir sətir daxil edirlər.
Addım 4. Uzun müzakirələri ümumiləşdirin
Müzakirəni başa düşmək üçün cavab səhifələrini gəzmək əsəbiləşdiricidir. Mesaj sətirini ötürməyə davam etmək əvəzinə oxucularınız üçün ümumiləşdirmək üçün bir dəqiqə ayırın.
Addım 5. Cavab verdiyiniz məlumatları daxil etməyinizə əmin olun
Bir çox insan və şirkət hər gün yüzlərlə e -poçt yazır və cavablandırır. Yalnız 'Bəli' yazan qeyri -müəyyən bir e -poçt göndərməkdən çəkinin. Alıcının soruşduğu sualı da daxil edin ki, nə cavab verdiyinizi bilsinlər. Alıcının tarixdə birdən çox mesajı aşağıya çevirməsindən çəkinin.
Addım 6. Dərhal cavab verin
Bir e -məktuba cavab verməzdən əvvəl bir az araşdırma aparmaq və ya bir az düşünmək lazımdırsa və ya tam cavab yazmaq üçün çox məşğul olsanız, göndərənə e -poçtu aldığınızı bildirən və nə vaxt cavab verəcəyinizi bildirən qısa bir cavab göndərin..
Addım 7. Aktiv olun
Bir e -məktuba cavab verərkən, cavabınızın ortaya çıxa biləcəyi hər hansı bir sual və ya narahatlığı gözləyərək hər kəsə vaxt ayıra bilərsiniz. Kimsə soruşmaq üçün yeni bir e -poçt göndərməmişdən əvvəl bunları cavabınızda qeyd edin.
Metod 3 /3: Bəzi Əsas Edilməmələr
Addım 1. Şəxsi olan e -poçtları yönləndirməyin
Məsələn, sirri olan bir e-poçt göndərməkdən çəkinin, xüsusən də e-poçt göndərdiyiniz şəxs istəmirsə. Bunu etmək, ehtimal ki, alıcının sizə güvənini itirməsinə səbəb ola bilər və münasibətlərinizi poza bilərsiniz. Əlbəttə ki, bunun olmasını istəmirsən.
Addım 2. İnsanlar haqqında şayiələr yaymayın
Əgər bunu etmək istəyinizi hiss edirsinizsə, özünüzü başqasının yerinə qoyun və o adam sizin haqqınızda şayiələr yaysa, necə hiss edəcəyinizi düşünün. Məsələn, dostunuzun kobud və mülayim olması ilə tanınırsınızsa, dostunuzun digər dostlarınıza qəribəliklərinizdən birini söyləsə necə hiss edəcəyinizi düşünün. Çox xoşbəxt olmazdın, elə deyilmi?
Addım 3. İnsanların şəxsi işlərini müzakirə etməkdən çəkinin
Məsələn, dostunuzun köhnə sevgilisindən ayrıldığını dostunuza bildirməyin. E -poçt tamamilə özəl deyil, buna görə də işini müzakirə etdiyiniz şəxsin e -məktubları görməsi sizə əsəbiləşə bilər və/və ya utanır və bu şəxslə münasibətlərinizi poza bilər.
Addım 4. Alovdan çəkinin
Alovlar, əslində sizi incitmək üçün onlayn olaraq göndərilən təhqirlərdir, buna görə də digər insanlara alov göndərməmək və alov müharibələrinə başlamamaq vacibdir. Bu, digər şəxsi dəli edə bilər və bunun üçün hesabınızı dayandıra bilərsiniz.
Addım 5. Başqalarının şəxsi məlumatlarını icazəsiz paylaşmaqdan çəkinin
Bu, insanın yaşından getdiyi məktəbin adına qədər hər şey ola bilər. Özünüzü başqasının yerinə qoyun - kimsə dostunuza evinizin ünvanını versə, özünüzü necə hiss edərdiniz? Çox xoşbəxt olmayacaqsınız, buna görə kiminsə şəxsi məlumatlarını başqaları ilə e -poçt vasitəsi ilə paylaşmadan əvvəl icazə aldığınızdan əmin olun və ya bunu heç etmə.
Addım 6. Qəzəblənəndə e -poçt göndərməyin
Əsəbiləşdiyinizi və insanı əsəbiləşdirə biləcəyinizi göstərəcək. Məsələn, iş yerində kiməsə qəzəblənirsinizsə və bu şəxsə böyük hərflərlə məktub göndərirsinizsə, bu, e -poçt göndərdiyiniz şəxsin əsəbiləşməsinə səbəb ola bilər. E -poçtlara cavab verməklə eyni şeydir; Əgər sənə xüsusi bir mesaj göndərdiyinə görə qəzəblənirsənsə, sakitləşənə qədər cavab verməyi dayandır.
E -poçt nümunələri
Nümunə Konfrans Zəngi Xatırlatma E -poçtu
WikiHow və bütün nümunələri açın.
Yeni Siyasətin Təsviri E -poçt Nümunəsi
WikiHow və bütün nümunələri açın.
Sual Haqqında Nümunə E -poçt Profesoru
WikiHow və bütün nümunələri açın.
Video - Bu xidmətdən istifadə edərək bəzi məlumatlar YouTube ilə paylaşıla bilər
İpuçları
- Standart şriftlər oxumağı asanlaşdırır. Məsələn, Arial, Cambria və Dar. Şrift ölçüsünü normalda saxlayın, ümumiyyətlə 15 -dən çox olmamalıdır. Diqqəti xüsusi və ya vurğu ilə çəkmək lazımdırsa, qalın və ya italik şriftlərdən istifadə edin. Bu, bütün paytaxtlarda qışqırmaqdan daha yaxşıdır.
- Bir alov göndərsəniz, alov müharibəsinə başlamamaq üçün dərhal silin.
- Unutmayın ki, tonunuz e-poçtda eşidilə bilməz. Heç bir e-poçtda kinayə etməyə çalışmısınızmı və alıcı bunu yanlış qəbul edib? E-poçt mesajlaşması şifahi ünsiyyətin nüanslarını çatdıra bilmir. Səs tonunu çıxarmaq üçün bəzi insanlar ifadələrdən istifadə edir, amma qeyri -peşəkar görünməmək üçün onları qənaətlə istifadə edirlər.
Ayrıca, bir gülümsəmə ifadəsi istifadə etməyin çətin bir mesajı ram edəcəyini düşünməyin.
- E-poçtu şəxsi əlaqələrdən qaçınmaq üçün istifadə etməkdən çəkinin. "Sənə bir e -poçt göndərərəm" ifadəsi hər kəs üçün ən əsəbi cümlə ola bilər. E-poçt, üz-üzə əlaqə və hətta telefon danışıqları fikrindən yayınmamalıdır. Üzr istəmək və ya bir səhvi gizlətmək kimi xoşagəlməz bir vəziyyətdən yayınmaq üçün e-poçtdan da çəkinin.
- E -poçtunuzu nəzakətlə bitirin. "Ən yaxşı diləklər", "Uğurlar" və ya "Yardımınız üçün əvvəlcədən təşəkkürlər" kimi bir ifadə ilə bağlanmaq, sərt bir e -poçtu belə yumşalda bilər və daha əlverişli bir cavab verə bilər.
- Qəbzləri axtararkən diqqətli olun. Qeydlərin aparılması və ya alınmasının sübutu üçün tələb olunan qəbz tələb oluna biləcəyi müəyyən hallar olsa da, əksər hallarda bu, qıcıqlandırıcıdır və oxucunu e -poçtunuzla məşğul olmaq üçün əlavə hərəkətlər etməyə məcbur edir. Bir şey həqiqətən təcili olarsa və ya alıcının mesajınızın olduğundan əmin olmalısınızsa, telefonu götürün və əvəzinə istifadə edin.
- Sizi narahat edən bir şey, məsələn, yönləndirilmiş bir şayiə göndərsəniz, silin. Bunun bir hissəsi olmaq istəməməlisən.
Xəbərdarlıqlar
- Kiber təcavüzdən çəkinin. Bu qanunsuzdur və digər insanlara, xüsusən də yeniyetmələrə çox təsir edə bilər (məsələn, intihara səbəb ola bilər).
- Bütün qapaqları istifadə etməyin. Bu lazımsız bir tətbiqdir və alıcınızı əsəbiləşdirə bilər, bunun müqabilində sizə alov məktubu qazandırır. Bütün paytaxtlar "qışqırmağa" bərabərdir.
- Zəncir poçtu göndərməkdən çəkinin. Daim lazımsız mesajlar almağı sevən çox az adam olardı. Bu tip e-poçtlar, kompüterlərə və kompüterlərdən ötürülə bilən təhlükəli və zərərli virusları aşkar etməklə məşhurdur. Yalnız danışanlardan birbaşa aldığınız mesajları yönləndirməyi hədəfləyin.
- Şəxsi e -poçtlar üçün iş imzanızı istifadə etməyin - bu sizi dost olmayan kimi göstərəcək.
