Səliqəsiz bir poçt qutusu istifadəçilərə lazım olan e -poçtu tapmağı çətinləşdirə bilər. Microsoft Outlook, e -poçtlarınızı süzməyinizə və mesajlarınızı daha idarə oluna bilən bir şəkildə təşkil etməyinizə kömək edəcək olduqca faydalı vasitələr təqdim etdi. Outlook hətta sizin üçün səmərəliliyi və performansı artırmağa kömək edə bilər. İstər Outlook 2010, istər Outlook 2007 və ya Outlook 2003 istifadə etsəniz də, Gələnlər qutunuzu təmizləmək üçün lazım olan məlumatları tapmağı asanlaşdırmaq üçün aşağıdakı vasitələrdən istifadə edərək e -poçtlarınızı asanlıqla idarə edə bilərsiniz.
Addımlar
Metod 1 /6: Filtrləmə
Addım 1. Mesajları tez bir zamanda süzün
Outlook 2010, mesajları tarixlərə görə sıralamağa və onları Söhbətdə tənzimləməyə kömək edən yeni bir xüsusiyyətə malikdir.
- Bu xüsusiyyətdən istifadə edərkən eyni mövzuya sahib olan mesajlar Söhbət kimi görünəcək və istifadəçilər mövzu sətrinin solundakı işarəni tıklayaraq onları görə, genişləndirə və ya kiçilə bilər. Hər bir Söhbətdəki mesajlar, ən yeni mesajın üstünə qoyularaq təsnif edilir. Yeni bir mesaj alındıqda, bütün Söhbətlər e -poçt axınını asanlıqla izləməyinizə kömək edən e -poçt siyahısının yuxarı hissəsinə keçəcək.
- Söhbəti aktivləşdirmək üçün, Söhbət qrupunun Görünüş sekmesinde, Söhbət Olaraq Göstər qutusunu işarələyin. Təmizləmə xüsusiyyəti ilə bir Söhbətin ölçüsünü azalda bilərsiniz. Bu xüsusiyyət, Söhbətdəki təkrarlanan mesajları aradan qaldırmağa kömək edəcək.
- Sil qrupundakı Ev sekmesinde Təmizləmə düyməsini, sonra Söhbəti Təmizləyin düyməsini basın. Outlook -un bütün versiyalarında istifadəçilər e -poçt qovluğunda təsnif edilmə üsulunu dəyişdirərək poçt qutusu qovluğundakı mesajları daha sürətli tapa bilərlər. Məsələn, e -poçtlarınızı tarixə, göndərənə və fayl ölçüsünə və ya əhəmiyyət səviyyəsinə görə sıralaya bilərsiniz.
Addım 2. Standartlaşdırılmış mövzu başlıqlarından istifadə edin
Diqqəti daim dəyişən mövzular arasında dəyişmək üçün lazım olan zehni enerji, həcmi deyil, sizi boşa çıxarır. Xronoloji olaraq və ya "ən vacib şəxs" tərəfindən ardıcıl olaraq oxumağa meylli olursunuz. Bu beyin tükənməsidir. Bunun əvəzinə bu qaydanı istifadə edin; birbaşa hesabatlardan gələn e -poçtlara aiddir və söhbət zəncirlərindən daha yaxşı işləyir.
- Ən çox maraqlandığınız ən yaxşı 2-5 layihəni müəyyənləşdirin; bunları əks etdirmək üçün mövzu başlıqları yaradın.
- Bu standart mövzu başlıqları olan bütün e -poçtlara ilkin olaraq diqqət yetirəcəyinizi komandaya bildirin. Bu mövzular hazırda ən prioritet layihələrinizdir - e -poçtunuz mövzu sətirinə görə sıralanacaq və birinci prioritet əvvəlcə oxunub cavablandırılacaq.
- Uyğun olmayan başlıqlı e-poçtların günahkar göndərəni 1-x gün ərzində qara siyahıya salacağını açıqlayın.
Metod 2 /6: Qruplaşdırma
Addım 1. Eyni mesajları qovluqlarda qruplaşdırın
Yeni bir e -poçt qovluğu yaratmaqla istifadəçilər əlaqəli mesajları qovluqlarda birlikdə qruplaşdıra bilərlər. Məsələn, mesajlarınızı mövzuya, layihəyə, ünsiyyətə və ya işinizə və ya hobbinizə uyğun digər kateqoriyalara görə qruplaşdıra bilərsiniz. İstifadəçilər, patronunuzdan və ya vacib birindən göndərilən bütün mesajlar üçün bir qovluq da yarada bilər ki, bu da qənaətə ehtiyacı var. Outlook 2010 -da yeni bir qovluq yaratmaq üçün Qovluq sekmesinde Yeni -də Yeni Qovluq düyməsini basın. Outlook 2007 və ya Outlook 2003 -də yeni bir qovluq yaratmaq üçün Menyu çubuğunda Fayl üzərinə vurun, sonra Yeni, sonra Qovluq seçin.
Metod 3 /6: Axtarış Qovluğu
Addım 1. Mesajları tapmaq üçün axtarış qovluğu yaradın
Axtarış Qovluğu, e -poçt mesajları toplusunu tapmaq üçün sürətli və rahat bir yoldur. Heç bir mesajı saxlamır, ancaq Gələnlər qutunuzdakı bütün mesajları axtardığınız xüsusiyyətlərə əsaslanaraq göstərən virtual qovluqları təmin edir. Outlook Axtarış Qovluqları Oxunmamış Poçt kimi standart xüsusiyyətlər təqdim edir, ancaq öz qaydalarınızı da yarada bilərsiniz. Məsələn, müəyyən bir layihə, vacib bir müştəri və ya qarşıdakı görüşlə əlaqədar bütün məlumatları tapmaq üçün Axtarış Qovluğundan istifadə edə bilərsiniz.
- Outlook 2010 -da Axtarış Qovluğu yaratmaq üçün Qovluqdakı Poçt sekmesinde Yeni -də Yeni Axtarış Qovluğu'nu vurun.
- Outlook 2007 və ya Outlook 2003 -də Axtarış Qovluğu yaratmaq üçün Fayl Menyusundakı poçtda siçanı Yeni -yə aparın və Axtarış Qovluğuna vurun.
Metod 4 /6: E -poçt Filtri
Addım 1. E -poçt filtri ilə lazımsız e -poçtları azaldın
Outlook İstenmeyen E -poçt Filtrini istifadə edərək Gələnlər Qutusundan lazımsız e -poçt mesajlarını saxlayın. Bu filtr, lazımsız e -poçt olaraq qeyd olunan e -poçtları poçt qutusundakı ayrı bir qovluğa göndərəcək. İstifadəçilər səhvən göndərilən etibarlı e -poçtların olmadığından əmin olmaq üçün bu qovluğun məzmununu görə bilərlər. Əgər belədirsə, gələcəkdə mesajlarda səhv işarənin yaranmaması üçün filtri tənzimləməlisiniz.
Metod 5 /6: Rəng kateqoriyası
Addım 1. Bir rəng kateqoriyası təyin edin
Əlaqəsiz bir e -poçt mesaj qrupuna və Outlookdakı qeydlər, kontaktlar və randevular kimi digər kateqoriyalara rəng təyin edin. Oradan istifadəçilər onları asanlıqla müəyyən edə və sıralaya bilərlər. Məsələn, "Kompüter Satışları" adlı bir kateqoriya yaradaraq və ona mesajlar təyin edərək kompüter satış layihəsi üçün bütün mesajları, görüşləri və əlaqələri asanlıqla izləyə bilərsiniz.
Metod 6 /6: İşarə
Addım 1. Takib üçün bayraq çəkin
İstifadəçilər, e -poçt mesajlarını və vəzifələri sıralamaq və ya işarələmək üçün bayraq etmək üçün İzləmə üçün Bayraq funksiyasından istifadə edə bilərlər. Bayraqlar bir problemi izləməyinizi, kiminsə istəyini və ya istənən bir mesaj və əlaqə sifariş etmənizi istəyəcək. E -poçt qovluğunuzu da asanlıqla təşkil edə bilərlər, çünki nə edəcəyinizi və nə vaxt edəcəyinizi dəqiq bilirsiniz. Nəzərə alın ki, bir tapşırıq yaradanda və tapşırıq üçün bitmə tarixi təyin etdikdə, iş avtomatik olaraq işarələnəcək, buna görə də əməliyyatın bitmə tarixini unutmayıb yerinə yetirməlisiniz.
